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マイナンバー制度 第3回

Column

第3回 マイナンバー制度の企業システムへの影響

掲載日:2015年6月3日

前回はマイナンバー制度による企業運営への影響の概略を述べましたので、今回は企業システムにどのような影響があるかを中心に説明いたします。

【マイナンバー制度の業務システムへの影響】

前回述べたようにマイナンバー制度は企業内の業務に影響を及ぼします。
その業務を支えるシステムについてもその影響を整理し、業務に支障が出ないようにシステムの追加・改修、外部委託などの対応をしなければなりません。

マイナンバー制度への対応は、社会保障と税にかかわる帳票に漏れなく対応することと、極めて重要な個人番号を安全に管理することがポイントとなります。個人番号の目的外利用は禁止されているので、個人番号が目的外に利用される
ことを排除できるシステムの仕組みづくりがポイントとなります。

◆個人番号の利用範囲は法律により定められているので、 その対象となる個人番号を利用する事務
(マイナンバーの記載が必要な帳票)に係るシステムは、変更、改修、新規作成七度の対応が必要になります。

(例)
 ①所得税関連、社会保険関連、労働保険関連、住民税関連の各種帳票に従業員等の個人番号・自社の法人番号を出力
 ②法人税申告、地方税申告、消費税申告、償却資産税申告等に法人番号を出力
 ③各種支払調書に個人番号または法人番号を出力

◆利用目的を超えた個人番号の利用は禁止されており、個人番号管理は安全管理な仕組みを構築することが
 必要になります。

 ①マイナンバーの利用用途と取得対象の管理
  マイナンバー要求・取得状況管理

 ②個人番号の本人確認と番号の真正性の証憑
  ・マイナンバーチェックデジット検査
  ・マイナンバー提供受付書類の保管
  ・対面以外の提供受付

 ③利用目的の管理
 (例)該当帳票のみに番号が出力される
    個人番号が利用用途以外の用途では利用できない

 ④安全管理
 (例)アクセス権限(人、業務アプリケーション)管理
    アクセス履歴の管理
    外部機関とのインタフェースの暗号化

 ⑤保管期限(廃棄)

個人番号あるいはそれを一定のルールに基づいて変更された情報を含む個人情報は、特定個人情報と呼ばれます。
この特定個人情報の管理の方法をどの様にするかは、各企業・団体にとって大きな問題であり、工夫が必要になります。一方で、社員番号は、個人番号を一定のルールに基づいて変換し作成されたものではありませんので、特定個人情報とはなりません。個人番号の管理をする上では、「社員番号」+「個人番号」をアクセス管理等のセキュリティ対策を行った場所に別途保管し、必要時にのみ使用する分別管理が、現実的手段として検討されています。

帳票への対応は、人事・給与系のシステム、会計・税務系のシステム、健康保険組合のシステム等に対応が必要となる、帳票に記載するマイナンバーについては安全に管理された番号管理機能から利用目的に合致したマイナンバーを入手するような安全な仕組みが考えられます。

番号管理機能は、「目的外利用の排除」と「適切なアクセスコントロール」が重要なポイントであり、廃棄・バックアップなどのデータ統制機能と厳格な個人情報管理を第三者に説明できる機能の具備が求められます。

次回は、安全管理措置について説明をいたします。

一般社団法人 日本個人情報管理協会 専務理事 内山和久

◆参考情報◆

内閣官房 マイナンバー 社会保障・税番号制度
特定個人情報保護委員会
特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン(事業者編)
マイナンバーの記載が必要になる提出書類税関係新様式(案)

年金関係、雇用保険関係、健康保険関係の新様式(案)




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